Сегодня понедельник, 24.02.2020: публикаций: 25685
15.11.2019  Определяем идеальное время мероприятий

Грамотная организация конференций учитывает каждую мелочь и нюансы. Компании, которая берет на себя ответственность подготовить все для мероприятия, обязуется подготовить бизнес-фуршет, если это будет необходимо – заказать услуги кейтеринга. Понадобится также аренда техники для проведения конференции: усилители звука, микрофоны, мониторы, проекторы.

На конечный результат и успешность проведенной встречи влияет даже такой, казалось бы, незначительный параметр, как выбор времени для ее проведения. На старте подготовки важно учесть главную задачу ивента, просьбы и требования заказчика. Берется во внимание сезон и время проведения.

Для чего нужно подбирать дату

Выбор даты и времени – один из самых важных аспектов работы над встречей. Как ни странно, но этот момент может стать решающим для вашего мероприятия. Аренда зала для конференции также возможна по определенным датам, и лучше забронировать его заранее. Подбирать число рандомно нельзя – проведите все необходимые исследования, продумайте стратегию.

Очень часто клиентам просто не подходит день недели и происходит отказ от посещения. К примеру, если вы хотите пригласить профессионального фотографа, учтите, что выходные для представителей этой профессии – самое горячее время. Можно провести опрос среди своих сотрудников – так можно определить дату, которая точно подойдет. Чтобы быть в курсе всех событий, необходимо мониторить все события города, просматривать религиозные и международные праздники. Кроме того, нужно ориентироваться на лидеров мнений.

Какое время не подойдет точно

Самый действенный вариант подобрать дату – исключить все, которые не подходят. Ориентируйтесь так: если не уверены, не знаете точно, вычеркните то, что точно не подходит. При подготовке расписания конференции, исключите следующие моменты:

  • дата проведения мероприятия конкурентами. Ваше событие должно стать уникальным в своем роде, которое точно заинтересует целевую аудиторию. Важно, чтобы даты не просто не совпали, но и находились далеко друг от друга в календаре;
  • праздничные дни, выделенные красным или утвержденные на законодательном уровне. Общественные или религиозные дни – плохая идея. Для многих стран и народов вопрос религии занимает ключевую позицию в жизни, поэтому планировать конференцию, к примеру, на Пасху – проигрышный вариант. Ваш ивент не будет никому интересен, люди предпочтут отпраздновать свой праздник в кругу семьи;
  • мероприятия общественного или политического направления. Сюда могут входить выборы правительства, референдумы, митинги. Люди могут игнорировать приглашение на ивент, если в этот день запланировано другое событие. Также сложно будет договориться с представителями прессы, если вам это нужно. Хороший стратегический ход: пригласить на свою встречу политического деятеля. Но в день выборов ваши пожелания сводятся к нулю;
  • понедельник. Почему это день стоит избегать? Потому что первый день недели всегда сложный. Офисные работники усердно планируют свои дела на всю неделю, составляют календари. Рекомендуется подобрать любой другой день недели (разумеется, кроме выходного);
  • каникулы и отпуска. Конец декабря – середина января и лето – под запретом. По вполне очевидным причинам – каждый человек мечтает провести свой отпуск максимально продуктивно.

Внимательно изучите все вышеперечисленные вопросы, если хотите увидеть на своем торжестве всех по списку приглашенных.

Удачные варианты дат для проведения мероприятия

Чтобы выбрать подходящие варианты, также стоит подумать. Советуем обратить внимание на такие дни:

  • юбилей – идеальное время для того, чтобы устроить торжество. Любая круглая дата со дня открытия компании или с периода сотрудничества с партнерами. Поводов может быть много – главное, чтобы дата подходила под общий концепт;
  • середина недели: среда, четверг или пятница подходят для информативных и образовательных встреч, а вот выходные дни – для В2С и развлекательного сегмента;
  • праздники международного уровня в качестве темы вашей встречи. Можно приурочить ивент к какому – то международному событию. Это станет большим плюсом к вашему имиджу и хороший маркетинговый ход. Таким образом можно привлечь общественных деятелей, меценатов, спонсоров на ваше мероприятие, это отличный пиар – ход. Кроме того, можно почерпнуть идеи для всех параллельных кампаний или торжеств. Будет очень символично провести, к примеру, медицинскую выставку или презентацию в Международный день донора крови. Дополнительно можно провести день забора донорской крови, которую потом передадут в клиники.

Стоит брифовать и контролировать деятельность своих сотрудников – они должны активно оказывать помощь начальству, общаться с клиентами, завлекать их, провожать к залу и указывать на их места. Нельзя допустить, чтобы сэйлз – персонал на протяжении всей встречи находился в одной группе за одним столом или общался только друг с другом. Важно разгруппировать работников, наделить каждого отдельным заданием.

Небольшой совет: если ваш день «Х» распланирован для проведения за городом, важно тщательно продумать дату проведения. Лучше всего это будет середина недели, сбор партнеров и гостей назначается на утро (примерно 10: 00). Если при этом должен приехать кто – то с другого города, лучше писать в пригласительных буклетах время, не раньше 11: 00, и лучше всего на выходной день. Место проведения играет невероятно важную роль: неудобная геолокация подразумевает явку меньше, чем необходимо. Большая проблема – пробки. Стоит выбирать место, куда можно добраться не только своим транспортом и такси, но и общественным (на всякий случай).

Очень часто полностью соблюсти все приведенные выше правила не выходит. Все зависит от специфики мероприятия, поэтому эффективной формулы успеха нет и быть не может. Но рекомендуется проделать внимательную работу, исследовать и сделать SWOT – анализ. Только так подбирается оптимальная дата для проведения мероприятия.